Onde o apoio entra e onde a contabilidade continua
Departamento pessoal é o conjunto de rotinas que registra a vida do funcionário na empresa: entrada, jornada, ausências, férias, afastamentos e saída. Parte disso é cálculo e obrigação fiscal, papel da contabilidade. Outra parte é coleta, conferência e organização de documentos, que muitas vezes fica sem dono dentro da empresa. É nessa segunda parte que a MT12 atua.
Em muitas pequenas e médias empresas de Goiânia, essa tarefa fica com o dono, com o financeiro ou com quem tiver um pouco de tempo livre. O resultado é conhecido: documentos incompletos, informações enviadas ao contador fora do prazo e retrabalho todo fim de mês. O apoio ao DP organiza essas rotinas e devolve tempo a quem precisa cuidar do negócio, sem mudar quem é responsável pela folha.
| Rotina | Apoio da MT12 | Com a contabilidade |
|---|---|---|
| Admissão | Lista e conferência de documentos, agendamento do exame admissional | Registro, contrato e envio ao eSocial |
| Atestados e afastamentos | Recebimento, controle e encaminhamento ao médico do trabalho | Reflexos na folha e eventos correspondentes |
| Exames periódicos | Calendário, convocação e arquivo dos ASOs | Informação para o evento de monitoramento da saúde, quando for ela quem transmite |
| Desligamento | Agendamento do demissional e organização dos documentos de saída | Rescisão, guias e obrigações legais |
Sinais de que o DP precisa de reforço
- Funcionários começando a trabalhar antes de entregar todos os documentos ou de fazer o admissional.
- Atestados guardados em gavetas, sem registro de datas e sem conferência.
- Contador cobrando informações todo mês, sempre em cima do prazo.
- Exames periódicos passando da data prevista no PCMSO sem que ninguém perceba.
- Documentos de saúde e segurança espalhados entre a clínica, o RH e o escritório contábil.
- Dificuldade para encontrar o documento de um ex-funcionário quando ele é pedido.
Como organizamos a rotina
- DiagnósticoConhecemos as rotinas atuais, quem faz cada etapa na empresa e como as informações chegam hoje à contabilidade.
- Combinado com o contadorAlinhamos com o escritório contábil o que cada um faz, o formato dos arquivos e o calendário de envio.
- Checklists e fluxosMontamos listas de documentos para admissão e desligamento e um fluxo simples para atestados e afastamentos.
- AcompanhamentoMantemos os controles em dia e avisamos a empresa sobre pendências antes que elas virem problema.
O ponto cego mais comum: os dados de saúde e segurança. ASO, afastamentos e condições de trabalho também precisam chegar ao eSocial, e muitas vezes ficam entre o RH, a clínica e o contador sem que ninguém se responsabilize. Como a MT12 já cuida da parte ocupacional, essa ponte fica muito mais curta.
Integração com a saúde ocupacional
Boa parte da papelada do departamento pessoal tem ligação direta com a saúde e segurança do trabalho. A gestão de afastados e atestados evita que um retorno ao trabalho aconteça sem o exame necessário. Os eventos de eSocial SST dependem de informações que nascem no exame e no PGR. E cada nova contratação passa pelo recrutamento e seleção e pelo admissional.
Ao reunir esses fios, a MT12 ajuda a sua empresa a manter a documentação coerente, sem tirar da contabilidade as responsabilidades que são dela e sem tirar do RH ou do dono do negócio as decisões sobre as pessoas.
O apoio pode ser contínuo, com acompanhamento mensal das rotinas, ou pontual, para organizar a documentação acumulada e deixar um fluxo funcionando. O formato é definido no orçamento, de acordo com o tamanho da equipe e a necessidade da empresa.